El registro de jornada laboral: riesgos y desafíos para la empresa

El próximo 12 de mayo entra en vigor la obligación de registro de la jornada laboral. Esto ha supuesto un gran revuelo en muchas empresas españolas, que no siempre cuentan con las herramientas y recursos necesarios para gestionar el registro de jornadas de una manera eficaz y profesional. La necesidad de adaptarse ha llevado a muchas compañías a adoptar sistemas tecnológicos de control de presencia y registro de horas que facilitan esta tarea.

La nueva normativa marca que la empresa debe garantizar, organizar y documentar el registro diario de la jornada. En este documento, se tendrá que fijar la hora de inicio y hora de finalización de la misma, de acuerdo con los horarios pactados en el contrato y los convenios colectivos.

Los riesgos de no adaptarse al Real Decreto Ley

De acuerdo con el Real Decreto Ley 08/2019, de 8 de marzo, se considera una infracción grave violar los límites pactados en lo que respecta a jornada, horas extraordinarias, trabajo nocturno, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y tiempo de trabajo que marca el Estatuto de los Trabajadores.

En este sentido, conviene saber que las infracciones pueden implicar multas administrativas de entre 626 y 6.250 € para las empresas infractoras.

Es importante además entender que la nueva legislación obliga tanto a elegir un mecanismo o sistema de control de la jornada laboral, como a conservar los registros durante un plazo de 4 años.

Resulta evidente que, para evitar incurrir en una infracción, muchas empresas han empezado a reducir de manera drástica la jornada de los trabajadores que trabajaban horas que no estaban cobrando. Algo que pone sobre la mesa también los riesgos que esta normativa plantea para la productividad y la gestión del entorno de trabajo, que ahora requerirá un control mucho más inteligente y profesional.

De esta manera, se intenta prevenir el fraude a la Seguridad Social, facilitar la conciliación laboral y combatir la precariedad. Más allá de si el tiempo de adaptación ha resultado muy reducido y todo el debate sobre la utilidad y eficacia de este sistema, lo cierto es que una nueva normativa plantea también numerosos desafíos a las compañías que no estaban llevando un control exhaustivo de las horas trabajadas.

Con el fin de informar a las empresas sobre el alcance de la nueva normativa y las implicaciones que supone, Zucchetti ha editado una Guía Didáctica que se puede solicitar de forma gratuita a través de la web del fabricante de software www.zucchetti.es

¿Qué desafíos plantea el registro de la jornada laboral?

La nueva reforma, ya se esté a favor o en contra, presenta en cualquier caso numerosos desafíos que hasta ahora posiblemente no se estaban abordando de manera profunda. Aspectos como, por ejemplo, la productividad de los trabajadores y la flexibilidad laboral, la necesidad de controlar mejor el absentismo o disponer de herramientas eficaces en el entorno de trabajo que faciliten el control de las horas trabajadas.

Debemos tener también en cuenta factores que hoy tienen además una gran trascendencia en el mercado laboral español. El auge del teletrabajo, la necesidad de abordar la digitalización o la importancia de utilizar sistemas de gestión modernos e integrados son algunos de los retos que las compañías deben enfrentar de manera sistemática y con el objetivo de mejorar la gestión de los Recursos Humanos.

En esta línea, se están imponiendo cada vez más las soluciones de gestión de Recursos Humanos que incluyen modalidades de control presencial, tienen en cuenta la movilidad del trabajo hoy día y se adaptan además a los requisitos de la nueva normativa.

Soluciones de control de presencia

Las herramientas de gestión de los Recursos Humanos más avanzadas e innovadoras apuestan por los sistemas de control de presencia. Tal es el caso de la solución para la gestión integral de los recursos humanos HR Infinity, de Zucchetti, que permite una mejor recopilación de datos y gestión de la información descentralizada para las empresas de mayor tamaño.

Gracias a el módulo HR Control de presencia de HR Infinity, el registro de la jornada laboral reduce su nivel de complejidad en las grandes compañías con diversas sucursales y oficinas. Se trata de una solución intuitiva, accesible e inteligente que permite a la empresa disponer de una mayor flexibilidad y garantizar un mecanismo sencillo y práctico para el registro de la jornada laboral.

Hablamos de una solución modular que incluye además diversos módulos como la hoja de control de presencia, la planificación de la jornada semanal y la organización del trabajo de un modo más eficiente y estratégico.

Las soluciones de control de presencia requieren del uso de dispositivos que faciliten esta función, algo que en las empresas de tamaño mediano o grande se plantea como la solución más práctica para la recopilación de un alto volumen de información. Zucchetti ofrece también una amplia gama de dispositivos de control de fichajes, que harán mucho más sencilla la operación de registro al inicio o fin de la jornada, y podrán prevenir posibles imprevistos como el fichaje de horas online que no se han trabajado realmente.

HR Infinity es una herramienta eficaz e innovadora para la gestión integral de los RR.HH. Facilita la movilidad y la descentralización de la empresa en diversas sedes y filiales, la definición de horarios, la gestión de horas extraordinarias, el control de seguridad y la configuración de acceso a la hoja de registro.

Más allá de la nueva normativa: un cambio de enfoque

Adaptarse a los cambios de la nueva normativa debería ser algo más que un mero cambio en la gestión administrativa. Se trata de una transformación estratégica que puede aportar un alto valor a la empresa en la gestión de los Recursos Humanos: con la prevención del absentismo, el control de las operaciones, la mejora de la productividad y una planificación del trabajo que contribuya al aumento de la competitividad.

Las empresas españolas pueden lograr una mayor flexibilidad a través del uso de herramientas que contribuyan a una mejor gestión de los Recursos Humanos. Cuando mejora el entorno laboral, los mecanismos de comunicación interna son más eficaces y reducimos los riesgos de incumplimiento de la normativa laboral.