Tecnología XXI

"Disponer de la información de forma centralizada permite trabajar con ella desde cualquier lugar"

  • "La gestión documental va ligada a la eliminación del papel para operar con archivos electrónicos"

AmyPro es una consultora nacional de servicios tecnológicos con más de 15 años de experiencia en el ámbito de la gestión documental y del entorno SAP. Está especializada en guiar a las organizaciones a través del proceso de transformación digital, utilizando estrategias y soluciones de negocio líderes en la gestión de contenido y robotización de procesos en entornos SAP. Su experiencia adquirida a lo largo de los años ha permitido que sus clientes se beneficien acelerando sus procesos y reduciendo costes drásticamente. Nos lo explica uno de los socios fundadores.

¿Qué debe entenderse por gestión documental?

Simplificando mucho, comprende la gestión de documentos electrónicos en una base de datos. La gestión documental va ligada a la eliminación del papel para operar con archivos electrónicos, bien porque digitalizamos aquello que manejábamos en papel o porque clasificamos y almacenamos aquello que nos llega de elementos externos a nuestra organización (facturas, pedidos..) o que generamos ya en formato electrónico. Todo ello para almacenarlo en un repositorio seguro de forma centralizada, dejándolo disponible para su recuperación y visualización desde cualquier punto. Evitando las copias, manejo de papel y perdida de la información.

En realidad, ustedes hablan de un concepto más amplio, como es la gestión de contenido.. ¿Qué quieren significar con ello?

Digamos que la gestión documental, tal y como se conoce, queda corta. Las organizaciones necesitan ir más allá. Hoy hablamos de Gestión de Contenido Empresarial (ECM – Enterprise Content Management), que aporta mayor valor a las organizaciones que un sistema de gestión documental. El ECM engloba no solo la gestión de documentos en sí, sino también la gestión de la información y datos asociados a los diferentes procesos de negocio, poniendo toda esa información a disposición del usuario en el contexto de su actividad cotidiana.

Las soluciones ECM engloban la captura y digitalización de la información y su manejo en formato electrónico, el uso de entornos colaborativos, establecer flujos de trabajo, gestionar el ciclo de vida de esa información y, sobre todo, asegurar el cumplimiento de las normativas de retención y protección de datos.

Sobre la base de esa especialización, ¿Cómo trabajan desde Amypro para ayudar a sus clientes?

Tenemos clientes de diferente tipología, desde medianas empresas hasta grandes compañías que cotizan en bolsa y operan a nivel internacional, de diferentes sectores (industria, energía, consumo, construcción..) Nuestra experiencia en implantación de diferentes tecnologías en clientes de diferentes casuísticas y países nos permite tener el know-how para aconsejar la mejor solución adaptada a cada necesidad concreta y minimizar los riesgos asociados al conocimiento o gestión del proyecto.

La implementación de sus soluciones permite..

Acelerar los procesos, con un acceso fácil y rápido a los datos y documentos asociados a estos; disponer de toda la información centralizada, esto es, acceso global y desde diferentes ubicaciones a toda la información organizacional, lo que permite una rápida capacidad de reacción ante cambios en los procesos, facilitando la toma decisiones; una disminución en los plazos de espera y transporte de documentos, así como en los tiempos de búsqueda de información, aumentando de forma inmediata la productividad; y cumplir con el riesgo legal y el cumplimiento de normativas, como por ejemplo el GDPR.

¿En qué proyectos están inmersos? ¿Podría explicar alguno?

Dentro de lo que comprenden las soluciones ECM, tenemos proyectos de diferentes tipologías y en empresas de sectores muy diversos. Por ejemplo, tenemos varios proyectos relacionados con la digitalización y optimización de facturas de proveedor en SAP. Otro caso es la implantación de una solución para automatizar la recepción y gestión de pedidos de venta en una empresa líder en la fabricación de dispositivos médicos: esta empresa recibe pedidos desde diferentes canales (papel, fax, correo electrónico) y nuestra solución les permitirá automatizar dicha recepción y la creación de estos pedidos en su ERP SAP.

También estamos implementando la solución ECM de SAP en una empresa maderera para optimizar la gestión de documentos e información de sus procesos de compra, gestión de proyectos e ingeniería. Se trata de un proyecto tipo ECM, que va a permitir a esta organización dar un cambio drástico en el modo en que gestiona actualmente toda la información, que pasará a estar disponible de una forma centralizada y accesible por todas sus plantas y usuarios en un entorno colaborativo, pudiendo trabajar con ella en tiempo real.

¿Qué ventajas o valor añadido aportan sus propuestas en el contexto actual de teletrabajo que ha generado la pandemia por coronavirus?

Justo todo lo comentado en los puntos anteriores. Disponer de toda la información y documentos de forma centralizada permite al usuario seguir trabajando con ella desde cualquier lugar del mundo: su oficina, su casa o su móvil, siempre que se disponga de la conexión adecuada.

¿Sus soluciones se basan en software de fabricantes líderes a nivel mundial o Amypro tiene sus propios desarrollos?

Ambos. Somos partners de los fabricantes de software ECM líderes e implementamos sus soluciones enfocadas principalmente a entornos SAP. Pero también tenemos soluciones propias o paquetes de solución enfocadas a un sector concreto o casuísticas de países en base a la experiencia acumulada.

¿Cuáles son sus fortalezas como empresa?

Diría que nuestra experiencia, nuestro compromiso e involucración en cada proyecto, así como nuestro conocimiento diferencial en el entorno tecnológico, por el que hemos adquirido reconocimiento por satisfacer las expectativas de los clientes.

¿Cómo van a seguir trabajando de cara al futuro? ¿Van a seguir apostando por la I+D+i?

Vamos a seguir apostando por ambos. Ahora mismo tenemos varios proyectos internos: estamos desarrollando la adaptación de facturación electrónica para aquellos países en los que no hay mucha experiencia y los fabricantes aún no han tenido tiempo de adaptarse; y también estamos desarrollando una solución para la gestión de notas de gastos integrada con SAP. Será una solución global, que para España estará homologada por la AEAT, lo que permitirá la destrucción del papel.

Más información:

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