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Cuáles son las mejores herramientas digitales para el teletrabajo

  • Muchas organizaciones han tenido que adoptar este modelo 'a ciegas'

Si ha habido una tendencia en las empresas que se ha acelerado durante la pandemia en una forma inimaginable tan solo unos años antes esa es la del teletrabajo. Y más en un país como España el que esta modalidad aún no estaba demasiado arraigada en el ámbito empresarial.

Según recoge un informe del Banco de España, en 2018 (último ejercicio para el que se dispone de información homogénea) en los Países Bajos y en Suecia más del 30% del total de trabajadores desarrollaron su actividad laboral a distancia. En Francia o Alemania el porcentaje si situaba en el 20,8% y 11,6%, respectivamente. En España, sin embargo, este porcentaje era del 7,5%, 6 puntos porcentuales menos que el promedio europeo y claramente distanciado de las cifras de otros países.

No obstante, el confinamiento obligó a utilizar el teletrabajo como vía para poder seguir con la actividad empresarial. Según el Instituto Nacional de Estadística, en el tercer trimestre de 2020 el 10,30% de los ocupados (casi 2 millones) trabajaron desde su propio domicilio. Este porcentaje es sensiblemente inferior al segundo trimestre (16,20%), pero duplica al promedio de 2019 (que fue del 4,81%). Este crecimiento supone que muchas organizaciones han tenido que adoptar el teletrabajo 'a ciegas', sin conocer todo lo que implica esta modalidad de actividad laboral. Como indica Eva Rimba, profesora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya, "no basta con enviar a los trabajadores a casa. Hay que cambiar el modo de organizar y dirigir el trabajo" y eso conlleva "un cambio cultural".

Conocer más de cerca el teletrabajo y cómo se pueden adaptar los autónomos y empresas, ahora que es tan necesario debido a las restricciones derivadas de la emergencia sanitaria, es unas las temáticas que aborda "Ahora más cerca", un espacio creado por Orange para dar a conocer testimonios reales de autónomos y pymes a través de entrevistas realizadas por el periodista Javier Ruiz, en las que explican cómo se han adaptado a estos nuevos tiempos. Además, el propio Javier Ruiz hace un análisis en profundidad de cada tema, señalando las oportunidades que existen. Un contenido muy interesante para todos los que busquen sacarle el máximo partido a su negocio y quieran aprender a manejarse en esta nueva situación generada por la crisis del Covid.

Y en este escenario de pandemia, el teletrabajo se ha convertido en una modalidad que los empresarios han de conocer bien, así como las herramientas digitales que son imprescindibles para ponerlo en marcha en sus negocios. Hay una gran variedad que abarcan aspectos relativos a la organización, la comunicación o el almacenamiento de información. A continuación, detallamos las mejor valoradas para cada uno de estos campos.

Organización

Desde la escuela de negocios IEBS señalan que "cuando cambias tu rutina y empiezas a implementar en tu vida el teletrabajo, hay diversos aspectos que son más complicados a la hora de adaptarnos. Uno de ellos es la organización". Para solventar ese salto de pasar de la oficina a casa, hay herramientas que facilitan la comunicación entre los trabajadores para organizar y coordinar las tareas, evitando así que se dupliquen, se olviden o se realicen fuera de plazo.

Trello

Es una de las más extendidas a nivel global. Disponible para web y móvil, Trello permite organizar las tareas, asignar responsabilidades y establecer fechas de entrega. Mediante el uso de tarjetas, listas y tableros, posibilita al usuario organizar y priorizar los proyectos según su importancia. Además, también proporciona la opción de añadir comentarios, adjuntar archivos y compartir con aquellas personas que forman parte del proyecto.

Asana

Se trata de una aplicación web y móvil diseñada para conseguir optimizar la comunicación, la colaboración y la gestión de tareas. Además de que los equipos compartan todo tipo de documentos y poder trabajar sobre ellos, esta herramienta ofrece la opción de realizar cronogramas para hacer un seguimiento más profundo de los proyectos. Asimismo, cuenta con la opción gestión de recursos, que permite saber cuánto trabajo tienen los miembros del equipo en cada proyecto.

Comunicación

La imposibilidad de acudir a la mesa de un compañero para tratar cualquier asunto o de realizar reuniones con los trabajadores o los clientes ha supuesto un cambio drástico en la manera de comunicarse, sobre todo, teniendo en cuenta que el correo electrónico no es tan ágil como se requiere en la modalidad de teletrabajo.

Slack

Esta herramienta es ideal para la comunicación interna y en tiempo real. Precisamente, nació con el objetivo de sustituir al correo electrónico como método de comunicación dentro de las empresas. Con su chat, Slack organiza las conversaciones en canales, lo que supone tener estructurado los equipos, por ejemplo, en función del proyecto o de un tema concreto. También ayuda a priorizar las conversaciones y se pueden compartir archivos a través de la plataforma.

Zoom y Skype

La firma de videollamadas Zoom es quizás una de las compañías que más ha notado el cambio al teletrabajo a nivel mundial. A finales de octubre, Zoom contaba con alrededor de 433.700 clientes corporativos con más de una decena de empleados, esto es un 485% más en doce meses. Además de la videollamada, permite mantener una conversación al mismo tiempo a través de un chat y compartir archivos. En su versión gratuita admite hasta 100 participantes en simultáneo, pero un máximo de 40 minutos por reunión, y se pueden grabar las reuniones.

Skype es la otra gran plataforma de videollamadas más conocidas en todo el mundo. También posibilitad que puedan estar hasta 100 usuarios dentro de un mismo grupo de videollamada. Además, permite realizar una audioconferencia con un máximo de 50 usuarios y da la posibilidad de grabar las llamadas, habilitar subtítulos en directo o comunicarse mediante el chat.

Gestión de archivos

Si bien en la actualidad la gestión de archivos dentro de las organizaciones está bastante digitalizada, la documentación en papel sigue estando muy extendida. Por otro lado, si la información digitalizada se almacena, por ejemplo, en un ordenador, esta no está accesible si se accede desde otro dispositivo. Por ello, las herramientas para la gestión de archivos en línea son cruciales para el buen funcionamiento de las empresas.

Google Drive

Google Drive faculta a los usuarios a guardar y acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. También se pueden compartir archivos y carpetas invitando a otros usuarios, sin necesidad de descargarlos. En su versión gratuita ofrece hasta 15 GB de espacio de almacenamiento. En la de pago, las empresas solo pagan por el espacio que usan sus empleados.

WeTransfer

Esta plataforma tiene dos ventajas principales: no se necesita estar registrado para utilizarla y permite el envío de archivos muy pesados. Las opciones tradicionales de envío como el correo electrónico tienen un límite que, por ejemplo, en el caso de Gmail no pueden superar los 25 MB. Con opciones como WeTransfer se pueden mandar archivos a una o varias personas hasta un máximo de 2 GB en su versión gratuita.

Gestión de horarios y vacaciones

Con los empleados trabajando fuera de las instalaciones habituales ha desaparecido el tradicional 'fichar'. No obstante, más allá de la confianza en los propios trabajadores sobre el cumplimiento de su jornada laboral, existen herramientas para llevar un control sobre los horarios, así como para gestionar más fácilmente los periodos vacacionales. Del mismo modo, permiten que las horas extras se queden registradas.

Sesame

Esta herramienta para gestionar la jornada laboral de cada trabajador da la posibilidad de 'fichar' desde el móvil o el ordenador, informando a la empresa del tiempo destinado al trabajo y desde qué parte del mundo se está realizando, entre otras funciones como la gestión de nóminas. Además, permite saber quién está o no disponible en cada momento y qué tarea están realizando con el objetivo de ahorrar tiempos y mensajes, ya que puede consultarse el estado de cada miembro del equipo de un vistazo.

Personio

Con su software se pueden llevar a cabo todos los procesos relacionados con personas que se dan dentro de una empresa, incluyendo la contratación, las nóminas, la gestión de vacaciones y el control horario. De este modo, las tareas básicas de recursos humanos (como calcular los días de vacaciones o mantener al día la información de los empleados) sean más fáciles y eficientes.

Consulta la entrevista completa

*Puedes consultar todas las entrevistas en Orangecontunegocio.com

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